SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

By BERUSAHA UNTUK MENJADI YANG TERBAIK

Sabtu, 31 Agustus 2013

A. SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Umumnya dalam perusahaan yang kecil, pimpinan perusahaan dapat melaksanakan pengelolaan kegiatan perusahaannya secara langsung. Perencanaan kegiatan usahanya dan pengendalian pelaksanaan rencana tersebut dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan tersebut. Namun dengan perkembangan usaha yang semakin besar, pimpinan tersebut tidak lagi mampu  melaksanakan kegiatan usahanya seorang diri. Dia memerlukan bantuan manajer lain untuk melaksanakan sebagian fungsinya, sehingga dia mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada manajer tersebut. Dalam perencanaan kegiatan usahanya, dia tidak lagi hanya mengandalkan pada kemampuan dirinya untuk membuat rencana secara informal, namun dia memerlukan partisipasi para manajer lain untuk menyusun rencana secara formal. Dalam pengendalian pelaksanaan rencananya, dia tidak lagi dapat mengandalkan pada pengamatan langsung yang biasanya dilakukannya pada waktu perusahaan masih kecil. Dia memerlukan suatu sistem yang formal untuk mengendalikan pelaksanaan rencana yang telah disusunnya. Sistem untuk membantu manajemen puncak dalam melaksanakan fungsi perencnaan dan pengendalian disebut sistem pengendalian manajemen.

Sistem pengendalian manajemen adalah anggota organisasi yang digunakan oleh manajer untuk mempengaruhi anggota organisasi yang lain guna melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien. Dalam definisi ini terdapat tiga kata penting ; sistem, efektif dan efisien.

 Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem. Suatu sistem selalu terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem terdiri dari elemen – elemen yang membentuk sistem tersebut, yang memberikan jawaban atas pertanyaan “apakah sistem itu ?”.  Sedangkan proses menjelaskan cara bekerjanya tiap elemen sistem tersebut untuk mencapai tujuan suatu sistem. Proses suatu sistem memberikan jawaban atas pertanyaan “bagaimana sistem tersebut bekerja ?”. Gambar 3.1 berikut ini menyajikan struktur dan proses sistem pengendalian manajemen.

 

Gambar  3.1 Sistem Pengendalian Manajemen

Suatu sistem diciptakan untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem pengendalian manajemen dirancang untuk mencapai tujuan perusahaan yang ditetapkan dalam proses yang disebut perencanaan strategik. Dalam perencanaan strategik ini manajemen menetapkan tujuan perusahaan dan memutuskan berbagai strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut melalui berbagai strategi yang telah ditetapkan, manajemen memerlukan suatu sistem untuk mengalokasikan penggunaan berbagai sumber ekonomi perusahaan secara efektif dan efisien. Efektifitas menjelaskan kesesuaian antara keluaran sistem dengan tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan efisiensi menjelaskan ratio antara masukan dengan keluaran sistem tersebut. Sistem yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin pengalokasian sumber ekonomi secara efektif dan efisien, guna mencapai tujuan perusahaan disebut sistem pengendalian manajemen.

B.  STRUKTUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Salah satu elemen suatu struktur sistem pengendalian manajemen seperti yang tercantum dalam gambar 3.1 adalah pusat pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban merupakan suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Suatu pusat pertanggungjawaban dapat dipandang sebagai suatu sistem yang mengolah masukan menjadi keluaran.

Masukan suatu pusat pertanggungjawaban yang diukur dalam satuan uang disebut dengan biaya, sedangkan keluaran suatu pusat pertanggungjawaban yang dinyatakan dalam satuan uang disebut dengan pendapatan. Hubungan antara masukan dan keluaran suatu pusat pertanggungjawaban mempunyai karakteristik tertentu. Hampir semua masukan suatu pusat pertanggungjawaban dapat diukur secara kuantitatif, namun tidak semua keluaran pusat pertanggungjawaban dapat diukur secara kuantitatif. Ada pusat pertanggungjawaban yang masukannya mempunyai hubungan yang nyata dan erat dengan keluarannya. Contoh pusat pertanggungjawaban tersebut adalah departemen produksi yang biaya bahan bakunya mempunyai hubungan yang nyata dengan produk yang dihasilkan dan kuantitas bahan baku yang dipakai mempunyai hubungan yang erat dengan kuantitas produk yang dihasilkan. Ada pusat pertanggungjawaban yang antara masukan dan keluarannya tidak mempunyai hubungan yang nyata. Contoh pusat pertanggungjawaban ini adalah departemen pemasaran, yang jika biaya – biaya yang dikeluarkan untuk iklan dan promosi di departemen tersebut tidak selalu diikuti dengan kenaikan produk yang dapat dijual di pasar. Ada pula pusat pertanggungjawaban yang keluarannya tidak dapat diukur secara kuantitatif. Contoh pusat pertanggungjawaban ini adalah departemen personalia, departemen akuntansi dan departemen hubungan masyarakat.

Berdasarkan karakteristik masukan dan keluarannya dan hubungannya diantara keduanya, pusat pertanggungjawaban dapat dibagi menjadi 4 macam, seperti yang terlihat pada gambar 3.2 berikut ini.

 

Gambar 3.2 Tipe Pusat Pertanggungjawaban

Pusat biaya adalah pusat pertanggungjawaban yang manajernya diukur prestasinya atas dasar biayanya (nilai masukannya). Setiap pusat pertanggungjawaban mengkonsumsi masukan dan menghasilkan keluaran. Dalam pusat biaya, keluarannya tidak dapat atau tidak perlu diukur dalam wujud pendapatan. Hal ini disebabkan karena kemungkinan keluaran pusat biaya tersebut tidak dapat diukur secara kuantitatif, atau kemungkinan manajer pusat biaya tersebut tidak dapat bertanggungjawab atas keluaran pusat biaya tersebut. Departemen akuntansi dan departemen personalia adalah contoh pusat biaya yang keluarannya sulit untuk diukur secara kuantitatif. Meskipun keluaran departemen produksi mudah diukur secara kuantitatif, namun karena tanggungjawab manajer pusat pertanggungjawaban tersebut adalah untuk menghasilkan keluaran tertentu dengan masukan serendah mungkin, maka biasanya dipandang tidak perlu untuk mengukur pendapatan (keluaran yang dinyatakan dalam satuan rupiah) departemen produksi. Oleh karena itu departemen produksi biasanya diperlakukan sebagai pusat biaya.

Berdasarkan karakteristik hubungan antara masukan dengan keluarannya, pusat biaya dibagi lebih lanjut menjadi pusat biaya teknik  (engineered expense center) dan pusat biaya kebijakan (discretationary expense center). Pusat biaya teknik adalah pusat pertanggungjawaban yang sebagian besar masukannya mempunyai hubungan yang nyata dan erat dengan keluarannya. Contoh pusat biaya teknik adalah departemen produksi. Manajer pusat biaya teknik diukur prestasinya atas dasar seberapa jauh dia dapat mempertahankan efisiensinya. Pusat biaya kebijakan adalah pusat pertanggungjawaban yang sebagian besar masukannya tidak mempunyai hubungan dengan keluarannya. Contoh pusat biaya kebijakan adalah departemen akuntansi, departemen pemasaran, departemen personalia dan departemen hubungan masyarakat. Pusat biaya kebijakan tidak dapat diukur prestasinya dari sudut efisiensinya. Proses pengendalian dalam pusat biaya kebijakan dimulai dengan pembuatan anggaran biaya yang disetujui oleh manajemen puncak. Anggaran biaya ini merupakan batas atas pengeluaran biaya yang dapat dilakukan oleh manajer pusat biaya yang bersangkutan. Anggaran biaya ini bukan merupakan tolok ukur efisiensi, namun untuk memberikan pedoman agar biaya sesungguhnya tidak melebihi jumlah yang telah disetujui dalam anggaran.

Pusat pendapatan adalah pusat pertanggungjawaban yang manajernya diukur prestasinya berdasarkan pendapatannya. Manajer pusat pendapatan tidak dimintai pertanggungjawaban mengenai masukannya, karena dia tidak dapat mempengaruhi pemakaian masukan tersebut. Contoh pusat pendapatan adalah departemen pemasaran. Departemen pemasaran bertanggungjawab terhadap pencapaian pendapatan yang ditargetkan tanpa harus dibebani tanggungjawab mengenai biaya yang terjadi di departemennya, karena biaya seringkali tidak mempunyai hubungan dengan pendapatan yang diperoleh departemen tersebut. Karena pada umumnya biaya – biaya yang terjadi dalam pusat pendapatan merupakan biaya kebijakan, maka [usat pendapatan umumnya juga merupakan pusat biaya kebijakan.

Pusat laba adalah pusat pertanggunjawaban yang manajernya diukur dari selisih antara pendapatan dengan biaya untuk memperoleh pendapatan tersebut. Oleh karena itu, dalam pusat laba, baik masukan maupun keluarannya diukur dalam satuan rupiah untuk menghitung laba, yang dipakai sebagai pengukur prestasi manajernya.

Dalam akuntansi keuangan, pendapatan hanya diakui dan dicatat pada saat pendapatan tersebut direalisasikan melalui transaksi penjualan produk atau jasa kepada pihak luar perusahaan. Untuk pengukuran prestasi manajer pusat laba, pendapatan yang digunakan sebagai komponen perhitungan laba tidak selalu harus berasal dari penjualan produk atau jasa kepada pihak luar perusahaan. Suatu pusat pertanggungjawaban merupakan pusat laba jika manajemen puncak menghendaki untuk mengukur keluaran pusat pertanggungjawaban tersebut dalam satuan rupiah dan manajer pusat pertanggungjawaban tersebut diukur prestasinya atas dasar selisih antara pendapatan dengan biayanya.

Pusat investasi adalah pusat laba yang manajernya diukur prestasinya dengan menghubungkan laba yang diperoleh pusat pertanggungjawaban tersebut dengan investasi yang bersangkutan. Ukuran prestasi manajer pusat investasi dapat berupa ratio antara laba dengan investasi yang digunakan untuk memperoleh laba tersebut. Ukuran ini disebut dengan Return On Investment (ROI), yang rumus perhitungannya adalah laba : investasi. Dapat pula manajer pusat investasi diukur prestasinya dengan menggunakan residual income, yang merupakan laba dikurangi dengan beban modal (capital charge).

Dalam gambar 3.1 tersebut elemen lain yang membentuk struktur pengendalian manajemen adalah tolok ukur prestasi. Dari uraian mengenai berbagai tipe pusat pertanggungjawaban tersebut diatas, manajer pusat pertanggungjawaban diukur prestasinya berdasarkan karakteristik masukan dan keluarannya. Biaya merupakan tolok ukur prestasi bagi manajer pusat biaya, sedangkan pendapatan merupakan tolok ukur prestasi bagi manajer pusat pendapatan. Dalam pusat investasi ratio laba dengan investasi atau residual income dipakai sebagai tlok ukur prestasi manajer pusat pertanggungjawaban tersebut. Perlu diingat bahwa manajer pusat pertanggungjawaban tidak hanya diukur prestasinya dengan menggunakan tolok ukur keuangan saja, namun masih ada tolok ukur nonkeuangan yang digunakan untuk mengukur prestasi manajer pusat pertanggungjawaban. Terutama dalam pusat biaya kebijakan, tolok ukur nonkeuangan merupakan ukuran prestasi lebih penting dibandingkan dengan tolok ukur keuangan.

C.  PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

Proses pengendalian manajemen terdiri dari 4 tahap kegiatan berikut ini :

1.      Penyusunan program

2.      Penyusunan anggaran

3.      Pelaksanaan dan pengukuran

4.      Pelaporan dan analisis

Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan mengenai program – program yang akan dilaksanakan oleh perusahaan dan taksiran jumlah sumber – sumber yang akan dialokasikan kepada setiap program tersebut. Program merupakan kegiatan pokok yang akan dilaksanakan oleh perusahaan untuk melaksanakan strategi yang telah ditetapkan dalam perencanaan strategik. Dalam perusahaan yang bertujuan untuk mencari laba, tiap produk atau keluarga produk (product line) merupakan suatu program. Selain itu perusahaan memiliki berbagai program lain seperti program peningkatan mutu karyawan, program penetrasi pasar dan program penemuan produk baru yang dapat dipasarkan.

Anggaran adalah suatu rencana yang dinyatakan secara kuantitatif, biasanya dalam satuan uang, yang berjangka waktu tertentu, biasanya satu tahun. Dalam penyusunan anggaran, program – program diterjemahkan sesuai dengan tanggungjawab tiap manajer dalam melaksanakan program atau bagian dari program tersebut. Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan proses penetapan peran tiap manajer dalam melaksanakan program atau bagian dari program. Oleh karena itu dalam penyusunan anggaran, manajer pusat pertanggungjawaban mengadakan negosiasi dengan manajer diatasnya yang memberikan peran kepadanya, sehingga dengan demikian hasil negosiasi tersebut akan menimbulkan kesanggupan (commitment) dari pihak manajer pusat pertanggungjawaban untuk melaksanakan rencana seperti yang tercantum dalam anggaran.

Pelaksanaan dan pengukuran merupakan tahap berikutnya setelah anggaran ditetapkan. Dalam tahap ini anggaran dilaksanakan oleh manajer pusat pertanggungjawaban, dan akuntansi bertugas mencatat masukan yang sesungguhnya dikonsumsi dan pendapatan yang sesungguhnya diperoleh oleh pusat pertanggungjawaban. Akuntansi menggolongkan data akuntansi menurut program untuk mengukur efektifitas pelaksanaan program dan menurut pusat pertanggungjawaban untuk mengukur prestasi manajer pusat pertanggungjawaban yang bersangkutan.

Tahap terakhir proses sistem pengendalian manajemen adalah pelaporan dan analisis. Dalam tahap ini data akuntansi yang sudah terkumpul menurut program dan menurut pusat pertanggungjawaban tersebut disajikan dalam laporan keuangan. Dalam laporan keuangan tersebut tidak hanya disajikan informasi akuntansi saja, namun meliputi pula informasi nonakuntansi. Laporan tersebut dimaksudkan untuk memberitahu para manajer mengenai apa yang sedang berlangsung dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpin mereka dan untuk membantu menjamin koordinasi kegiatan antara pusat pertanggungjawaban.

Laporan juga digunakan sebagai dasar pengendalian data. Pada dasarnya laporan untuk pengendalian berisi analisis terhadap penyimpangan pelaksanaan dari anggarannya dan penjelasan mengenai penyimpangan tersebut. Berdasarkan laporan yang berisi analisis penyimpangan tersebut, manajer pusat pertanggungjawaban dapat merumuskan tindakan perbaikan, yang dapat berupa perbaikan pelaksanaan, perbaikan anggaran, perbaikan program atau perumusan kembali strategi pencapaian tujuan perusahaan.

Latihan soal

1. Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem, jelasakan!
2. Jelaskan mengapa akuntansi pertanggungjawaban merupakan elemen darai struktur sistem pengendalian manajemen?
3. Berdasarkan karakteristik masukan dan keluarannya, dan hubungan di antara keduanya pusat pertanggungjawaban dibagi 4 macam, sebutkan dan jelaskan1
4. Sebutkan dan jelaskan proses pengendalian manajemen!

  

Share :

Facebook Twitter Google+