A. PUSAT BIAYA DAN PUSAT PENDAPATAN
Dalam
organisasi perusahaan, penentuan daerah pertanggungjawaban dan manjer
pertanggungjawaban dilaksanakan dengan menetapkan pusat-pusat
pertanggungjawaban dan tolok ukur kinerjanya. Pusat pertanggungjawaban
merupakan suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang
bertanggung jawab. Sebagai pusat pertanggungjawaban dapat dipandang sebagai
suatau sistem yang mengolah masukan menjadi keluaran. Masukan suatu pusat
pertanggungjawaban yang diukur dalam satuan uang disebut sebagi biaya,
sedangkan keluaran suatu pusat pertanggungjawaban yang dinyatakan dalam satuan
uang disebut dengan pendapatan
B. PUSAT
BIAYA
Hubungan antara masukan dan keluarannya, pusat
biaya dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu pusat biaya teknik dan pusat biaya
kebijakan. Pusat biaya teknik dikendalikan kegiatannya dengan menggunakan boaya
standar. Biaya – biaya sesungguhnya yang dikeluarkan oleh pusat biaya ini
dibandingkan dengan biaya yang seharusnya dikeluarkan menurut standar, kemudian
dianalisis penyimpangan biaya sesungguhnya dengan biaya standar. Hasil analisis
ini kemudian harus dipertanggungjawabkan oleh manajer pusat biaya teknik.
Dengan kata lain, manajer pusat biaya teknik dibebani tanggungjawab untuk
menjamin efisiensi pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya, karena sebagian
biaya yang dikeluarkannya merupakan biaya teknik (engineered expenses). Manajer pusat biaya teknik disamping harus
mempertanggungjawabkan efisiensi biayanya, dia harus mempertanggungjawabkan
efektifitas pengeluaran biaya pusat pertanggungjawabannya. Bab ini akan menitik
beratkan pembahasan mengenai sistem pengendalian manajemen dalam pusat biaya
kebijakan.
C. PUSAT
BIAYA KEBIJAKAN
Pengendalian
pusat biaya kebijakan mempunyai karakteristik khusus, terutama dalam hal ;
penyusunan anggaran, tipe pengendalian yang digunakan dan pengukuran prestasi
manajernya.
Penyusunan
Anggaran
Keputusan
yang harus diambil oleh manajemen puncak dalam penyusunan anggaran pusat biaya
kebijakan sangat berbeda dengan penyusunan anggaran pusat biaya teknik. Dalam
pusat biaya teknik penyusunan anggaran dimulai dari penentuan pada tingkat
keluaran berapa pusat biaya tersebut akan beroperasi. Kemudian atas dasar
tingkat keluaran tersebut, manajer pusat biaya teknik merencanakan biaya yang
efisien untuk menghasilkan keluaran tersebut. Dalam menyusun anggaran untuk
pusat biaya kebijakan, manajemen tidak dapat menempuh cara yang sama dengan
yang diterapkan pada pusat biaya teknik. Pertama, karena tidak semua pusat
biaya teknik dapat diukur keluarannya. Kedua, karena masukan pusat biaya
kebijakan tidak mempunyai hubungan yang nyata dengan keluarannya. Oleh karena
itu, tugas pokok manajer pusat biaya kebijakan adalah menetapkan besarnya
pekerjaan (the magnitude of the job)
yang akan dilaksanakan dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya sebagai
dasar penyusunan anggarannya.
Dalam
penyusunan anggaran biaya pusat kebijakan, langkah awal yang harus diambil
adalah menentukan besar pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam tahun anggaan
yang akan datang. Pekerjaan tersebut harus dipisahkan menjadi pekerjaan yang
rutin dan pekerjaan yang khusus. Pekerjaan rutin adalah pekerjaan yang
dilaksanakan dari tahun ke tahun oleh pusat biaya kebijakan, sedangkan
pekerjaan khusus adalah pekerjaan yang tidak terjadi setiap tahun yang
mempunyai batas waktu penyelesaian. Sebagai contoh, dalam departemen
personalia, pekerjaan rutin adalah berupa ; pelayanan kesehatan, kegiatan olah
raga, penyelenggaraan administrasi kepegawaian, bimbingan dan penyuluhan dan
keselamatan kerja. Sedangkan contoh dari pekerjaan khusus adalah pendidikan
karyawan ke program MBA, penataran pengendalian mutu terpadu.
Teknik yang
seringkali digunakan dalam perencanaan besar pekerjaan yang akan dilaksanakan
oleh pusat biaya kebijakan disebut “manajemen dengan tujuan (management by
objectives). Manajemen dengan tujuan adalah proses penyusunan anggaran yang
mewajibkan penyusun anggaran mengajukan usulan untuk melaksanakan pekerjaan
khusus tertentu dan menentukan cara untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan
tersebut.
Tipe Pengendalian
Pengendalian
keuangan terhadap pusat biaya kebijakan sangat berbeda dengan pengendalian
keuangan terhadap pusat biaya teknik.
Dalam pusat biaya teknik, manajernya dimotivasi untuk mempertahankan efisiensi
kegiatannya dengan memberikan manajemen di atasnya suatu alat untuk menilai
efisiensi pusat biaya tersebut. Alat yang digunakan manajemen puncak untuk
menilai efisiensi pusat biaya biaya teknik adalah biaya standar. Manajer pusat
biaya teknik menyusun anggarannya berdasarkan biaya standar yang telah
ditetapkan dan kemudian diukur prestasinya atas dasar seberapa jauh
pelaksanaannya berada di bawah atau di atas anggaran biaya tersebut. Di lain
pihak, tujuan utama anggaran pusat biaya kebijakan adalah untuk memungkinkan
manajemen pusat biaya tersebut dalam mengendalikan biaya dengan ikut berperan
serta dalam perencanaan kegiatan pusat pertanggungjawabannya. Biaya
dikendalikan terutama atas dasar besar pekerjaan yang akan dilaksanakan dan
tingkat usaha yang harus dikeluarkan untuk pekerjaan tersebut. Sebagai pedoman
umum dalam penyusunan anggaran pusat biaya kebijakan adalah bahwa anggaran
biaya pusat kebijakan harus sedekat mungkin dengan biaya sesungguhnya untuk
melaksanakan pekerjaan yang telah direncanakan. Anggaran biaya pusat kebijakan
merupakan batas atas yang tidak boleh dilampaui untuk melaksanakan pekerjaan
yang telah direncanakan. Di lain pihak, tidak tercapainya pengeluaran biaya
seperti yang telah dianggarkan dapat berarti tidak dilaksanakannya pekerjaan –
pekerjaan yang telah direncanakan, yang hal ini dapat berarti manajer pusat
biaya kebijakan yang bersangkutan tidak mampu melaksanakan tugasnya.
Pengukuran
Prestasi
Dalam pusat
biaya kebijakan, anggaran biaya merupakan kesanggupan dari manajer pusat
pertanggungjawaban tersebut untuk melaksanakan pekerjaan yang direncanakan dengan biaya yang tidak akan melebihi
anggaran, tanpa persetujuan manajemen puncak. Anggaran biaya tersebut bukan
merupakan alat untuk mengukur efisiensi manajer pusat biaya kebijakan, berbeda
dengan anggaran biaya pusat biaya teknik yang merupakan alat pengukur efisiensi
manajernya. Jika perbedaan ini tidak disadari, manajemen puncak akan menuntut
efisiensi terhadap semua pusat pertanggungjawaban yang ada di perusahaannya,
dan akan memperlakukan laporan realisasi biaya pusat biaya kebijakan sebagai
alat pengukur efisiensi. Hal ini akan menimbulkan perilaku yang tidak
semestinya (dysfunctional behavior)
bagi manajer pusat biaya kebijakan.
D. Pusat Administrasi
Yang
termasuk dalam pusat administrasi adalah manajemen puncak, manajemen menengah
dan unit staff seperti departemen akuntansi, departemen personalia, departemen
hukum, departemen hubungan masyarakat, departemen keamanan, departemen
pemeriksa intern, sekretariat. Semua unit organisasi ini merupakan pusat biaya
kebijakan, yang mempunyai karakteristik khusus dalam pengendalian manajemennya.
Pengendalian
terhadap unit staff sulit dilaksanakan karena ; (1) kesulitan dalam mengukur
keluaran pusat pertanggungjawaban ini secara kuantitaif, dan (2) ketidak
sesuaian antara tujuan unit staff dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Kesulitan Dalam Pengukuran Keluaran
Keluaran
unit staff umumnya berupa jasa dan nasihat, yang sulit diukur secara
kuantitatif. Oleh karena itu tidaklah mungkin untuk menetapkan suatu standar
biaya dan mengukur prestasi keuangan unit staff ini berdasarkan standar biaya.
Penyimpangan realisasi biaya dari anggarannya tidak dapat mencerminkan
efisiensi dan efektifitas unit staff.
Ketidak Sesuaian Tujuan
Dalam
perusahaan kecil umumnya unit staff masih di bawah pengendalian yang ketat dari
pimpinan perusahaan. Namun dalam perusahaan yang besar, yang unit staffnya
membengkak sejalan dengan perkembangan kegiatan perusahaan, manajemen puncak
seringkali tidak dapat mengendalikan kegiatan berbagai unit staff yang
dibentuknya. Seringkali manajemen puncak tidak menyadari anggaran biaya unit
staff yang terus meningkat dari tahun ke tahun, karena adanya kecenderungan
manajer unit staff untuk menjadikan departemennya menghasilkan jasa yang
terbaik, tanpa mengingat manfaat yang diperoleh perusahaan secara keseluruhan.
Ketidak sesuaian antara tujuan manajer unit staff dengan tujuan perusahaan
secara keseluruhan ini dan kesulitan dalam mengukur keluaran unit staff memberikan
karakteristik tersendiri dalam pengendalian manajemen terhadap pusat
administrasi. Karakteristik khusus pengendalian manajemen terhadap pusat
administrasi terletak pada ; (1) penyusunan anggaran, (2) pengukuran prestasi
manajernya, dan (3) pertimbangan – pertimbangan manajemen dalam mengelola pusat
informasi.
Usulan
rancangan anggaran pusat administrasi seringkali harus dibagi menjadi dua
komponen :
1. Bagian yang mencakup
biaya pokok departemen. Biaya ini meliputi biaya untuk menjalankan pusat administrasi
ditambah dengan semua biaya yang harus dikeluarkan tanpa memerlukan keputusan
manajemen puncak.
2. Bagian yang mencakup
biaya yang akan dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan yang
direncanakan berdasarkan pertimbangan manajer pusat pertanggungjawaban yang
bersangkutan. Bagian ini berisi penjelasan mengenai tujuan dan taksiran biaya
tiap kegiatan tersebut. Tujuan penyajian bagian ini adalah untuk memberikan
informasi agar memungkinkan manajemen puncak melakukan pengambilan keputusan berdasarkan
biaya dan efektifitas tiap kegiatan yang diusulkan oleh pusat
pertanggungjawaban yang bersangkutan.
Untuk
mengevaluasi prestasi manajer pusat administrasi, biasanya setiap bulan dibuat
laporan yang membandingkan biaya sesungguhnya dengan biaya yang dianggarkan.
Seperti telah disebutkan sebelumnya, laporan ini tidak dimaksudkan untuk
mengukur efisiensi pusat administrasi, namun untuk memberikan informasi bagi
manajer yang bersangkutan dan manajemen puncak mengenai kemungkinan terjadinya
pengeluaran di bawah atau di atas biaya yang dianggarkan.
Dalam
pengendalian kegiatan pusat administrasi, sistem pengendalian manajemen sangat
terbatas dalam membantu manajemen dalam menentukan tingkat optimum pengeluaran
biaya pusat pertanggungjawaban tersebut. Sebagai akibatnya, besar biaya yang
harus dikeluarkan untuk tiap pusat administrasi harus didasarkan sebagian besar
pada pertimbangan manajemen puncak. read more
0 Komentar untuk "PUSAT BIAYA DAN PUSAT PENDAPATAN"